Privacy Policy

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer nachfolgend aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder bei einer Buchungsanfrage übermitteln.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden, sofern Sie hierzu Ihre Einwilligung erteilt haben.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Ralf Volgenandt
Pension Volgenandt
Otto-Reutter-Straße 28
37327 Leinefelde-Worbis OT Breitenbach
Deutschland

Telefon: 0160 97719112
E-Mail: kontakt@pension-volgenandt.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen (Art. 21 DSGVO)

Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf der eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

3. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei einem externen Dienstleister (Hoster). Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Der Einsatz des Hosters erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Unser Hoster wird Ihre Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies zur Erfüllung seiner Leistungspflichten erforderlich ist und unsere Weisungen in Bezug auf diese Daten befolgen.

4. Ihre Rechte als betroffene Person

Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

Sie haben das Recht, eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob betreffende Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopie der Daten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben.

Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

Sie haben entsprechend den gesetzlichen Vorgaben das Recht, die Vervollständigung der Sie betreffenden Daten oder die Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen Daten zu verlangen.

Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass betreffende Daten unverzüglich gelöscht werden, bzw. alternativ nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie haben das Recht, zu verlangen, dass die Verarbeitung Ihrer Daten eingeschränkt wird, wenn eine der gesetzlichen Voraussetzungen gegeben ist.

Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, die Sie betreffenden Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu fordern.

Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen.

5. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Einsatz von Cookies (TDDDG § 25)

Unsere Website verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden und die Ihr Browser speichert. Sie richten keinen Schaden an und enthalten keine Viren.

Gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG (Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz) holen wir Ihre Einwilligung ein, bevor wir Cookies oder ähnliche Technologien auf Ihrem Endgerät speichern oder auf dort gespeicherte Informationen zugreifen, es sei denn, dies ist technisch unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

Cookie-Kategorien

Wir unterscheiden folgende Kategorien von Cookies:

Notwendige Cookies (immer aktiv)

Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich. Sie ermöglichen grundlegende Funktionen wie die Cookie-Einwilligungsverwaltung und können nicht deaktiviert werden. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG (technisch erforderlich) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

• cookie_consent – Speichert Ihre Cookie-Präferenzen. Speicherdauer: 180 Tage.

Medien (Einwilligung erforderlich)

Diese Cookies ermöglichen die Einbindung externer Medien wie YouTube-Videos oder Google Maps Karten. Ohne Ihre Einwilligung werden diese Inhalte nicht geladen und es werden keine Daten an Drittanbieter übermittelt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Statistik (Einwilligung erforderlich)

Diese Website nutzt Google Analytics 4 und Google Ads. Das Google-Tag (gtag.js) laden wir erst, wenn Sie der Kategorie „Statistik“ zustimmen. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Daten an Google übertragen und keine Cookies gesetzt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Verwaltung Ihrer Cookie-Einstellungen

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über den Link „Cookie-Einstellungen“ in der Fußzeile unserer Website aufrufen und ändern. Zudem können Sie Ihren Browser so einstellen, dass Sie über das Setzen von Cookies informiert werden und Cookies nur im Einzelfall erlauben, die Annahme von Cookies für bestimmte Fälle oder generell ausschließen sowie das automatische Löschen der Cookies beim Schließen des Browsers aktivieren.

6. Webanalyse mit Google Analytics 4 und Google Ads

Google Analytics 4 mit Consent Mode v2

Diese Website nutzt Google Analytics 4 (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited („Google“), Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Wir setzen dabei Google Consent Mode v2 (Basic Mode) ein.

Ohne Ihre Einwilligung

Ohne Ihre Einwilligung laden wir das Google-Tag (gtag.js) nicht. Es werden keine Daten an Google übertragen und keine Cookies gesetzt.

Mit Ihrer Einwilligung (vollständige Analyse)

Wenn Sie die Cookie-Kategorie „Statistik“ akzeptieren, wird die vollständige GA4-Analyse aktiviert. Google Analytics setzt dann Cookies und erfasst: besuchte Seiten, Sitzungsdauer, verwendetes Gerät und Betriebssystem, Herkunft des Besuchs (Suchmaschine, Direktaufruf, Verweis) sowie den ungefähren Standort (Land/Stadt). Die IP-Adresse wird vor Speicherung gekürzt (IP-Anonymisierung). Daten werden in der Regel auf Servern von Google in der EU gespeichert.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und § 25 Abs. 1 TDDDG. Speicherdauer: 14 Monate. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen in der Fußzeile widerrufen.

Google Ads

Diese Website verwendet Google Ads (Google Ireland Limited), um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen zu messen. Der Google-Ads-Tag (AW-17985162041) wird zusammen mit dem Google-Tag und nur mit Ihrer Einwilligung geladen. Ohne Einwilligung setzen wir keine Cookies für Werbezwecke und messen keine Konversionen. Mit Ihrer Einwilligung (Kategorie „Statistik“) kann Google messen, ob ein Klick auf unsere Anzeige zu einer Buchungsanfrage geführt hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und § 25 Abs. 1 TDDDG.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Google finden Sie unter https://policies.google.com/privacy. Informationen zu Google Consent Mode: support.google.com/analytics/answer/9976101.

7. Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter, mit der folgenden Ausnahme.

Wenn Sie über den Preisrechner auf unserer Seite „Feiern im Garten“ eine Feier anfragen, wählen Sie dort einen Catering-Partner und auf Wunsch Torte, Pâtisserie oder ein Festzelt aus. Damit die Partner uns ein Angebot für Sie machen können, leiten wir Ihren Namen, die Eckdaten Ihrer Feier und Ihre Auswahl an den jeweiligen Partner weiter. Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Telefonnummer, unsere eigenen Preise und die Gesamtsumme geben wir nicht weiter. Das Angebot des Partners erhalten Sie von uns. Empfänger sind derzeit der Grillverein Thalwenden, Anja kocht in Witzenhausen, die LaMaru Pâtisserie in Duderstadt und der Zeltverleih Adler. Die Weitergabe erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

E-Mails an uns

Schreiben Sie uns eine E-Mail oder nutzen Sie das Kontaktformular, speichern wir Ihre Nachricht in unserer Verwaltung, um sie zu beantworten. Die Rechtsgrundlagen stehen im Absatz oben.

In unser Postfach kommen auch Werbung, Rechnungen von Lieferanten und Phishing. Um sie auszusortieren, schicken wir die erste E-Mail einer neuen Unterhaltung an den KI-Dienst Claude von Anthropic. Wer Anthropic ist, welchen Vertrag wir mit Anthropic haben und wie Daten in die USA übermittelt werden, steht in Abschnitt 9 unter „Empfänger“. Anthropic erhält Name und E-Mail-Adresse des Absenders, den Betreff und höchstens die ersten 2.000 Zeichen des Textes. Kontonummern und Kartennummern nehmen wir vorher heraus. Zum Aussortieren geht eine E-Mail von Gästen, die wir schon kennen, nicht an Anthropic. Nie an Anthropic gehen Nachrichten von Booking.com und Antworten in einer laufenden Unterhaltung. Claude ordnet die E-Mail nur ein. Gelöscht wird nichts: Eine aussortierte E-Mail sehen wir weiterhin und können sie zurück in den Posteingang holen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen von Gästen schnell zu finden und Phishing zu erkennen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Fragen Sie in dieser ersten E-Mail nach einem Zimmer, auch als Gast, den wir schon kennen, schreibt Claude einen Entwurf für unsere Antwort. Dafür erhält Anthropic dieselben Angaben wie oben, dazu die Zimmer, die in Ihrem Zeitraum frei sind, mit Preis, und unsere allgemeinen Angaben zum Haus. Wir lesen jeden Entwurf, ändern ihn bei Bedarf und schicken die Antwort selbst ab. Claude entscheidet nichts. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Anfragen schnell und richtig zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Die Zimmer aus unserer Antwort merken wir für Sie vor. Dafür legen wir mit Ihrem Namen, Ihrer E-Mail-Adresse und Ihren Reisedaten eine Vormerkung in unserer Verwaltung an. Sie ist noch keine Buchung und endet nach höchstens 10 Tagen von selbst, spätestens am Tag vor der Anreise. Rechtsgrundlage ist die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

8. Buchung, Zahlung und Buchungsportale

Für die Online-Buchung von Zimmern verweisen wir auf unsere eigene Buchungsseite unter buchungen.pension-volgenandt.de/buchen/, die auf einem eigenen Server läuft. Verantwortlich für die dort eingegebenen Daten (Name, Kontaktdaten, Reisedaten, Anzahl der Gäste, ggf. Ihre Nachricht) sind wir. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung Ihrer Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere gesetzlichen Pflichten, etwa Meldepflicht und Aufbewahrung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Ohne Name und Kontaktdaten können wir keine Buchung annehmen.

Wählen Sie dort PayPal als Zahlungsart, laden wir erst dann die Zahlungsschaltfläche von PayPal (PayPal (Europe) S.à r.l. et Cie, S.C.A., 22–24 Boulevard Royal, L-2449 Luxemburg). Ihre Zahlungsdaten geben Sie direkt bei PayPal ein; PayPal verarbeitet sie als eigenständiger Verantwortlicher. Wir übermitteln an PayPal den Betrag und die Buchungsnummer und erhalten von PayPal den Zahlungsstatus, bei einer Erstattung auch deren Bestätigung. Rechtsgrundlage für diese Übermittlung ist die Erfüllung Ihrer Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Weitere Informationen zum Datenschutz bei PayPal finden Sie in der Datenschutzerklärung von PayPal unter paypal.com/de/webapps/mpp/ua/privacy-full .

Picknick-Körbe bezahlen Sie auf unserer Website mit PayPal. Die PayPal-Schaltfläche laden wir erst, wenn Sie auf der Buchungsseite auf „PayPal-Zahlung laden“ klicken. Dabei überträgt Ihr Browser Ihre IP-Adresse und technische Angaben zu Ihrem Gerät an PayPal. Wir übermitteln an PayPal den Betrag und eine kurze Beschreibung (Paket und Personenzahl) und erhalten den Zahlungsstatus und die Transaktionsnummer. Rechtsgrundlage ist die Erfüllung Ihrer Buchung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Zahlen Sie per Überweisung, erhalten wir von unserer Bank Ihren Namen, Ihre IBAN, den Betrag und den Verwendungszweck, um die Zahlung Ihrer Buchung zuzuordnen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

Für die Verwaltung unserer Zimmerbelegung und für Buchungen über Booking.com nutzen wir den Dienstleister Beds24 (Beds24 GmbH, c/o EDGE Workspaces Grand Central Berlin, Invalidenstraße 65, 10557 Berlin). Bei einer Buchung über Booking.com erhalten wir Ihre Buchungsdaten (Name, Kontaktdaten, Reisedaten, gebuchte Leistung, ggf. Ihre Nachricht) von Booking.com über Beds24. Beds24 verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag und nach unserer Weisung; mit Beds24 besteht dazu ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Rechtsgrundlage ist die Erfüllung Ihres Beherbergungsvertrags mit uns (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und unsere gesetzlichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Für die Verarbeitung auf der Plattform Booking.com ist Booking.com selbst verantwortlich; Näheres in deren eigener Datenschutzerklärung. Weitere Informationen zum Datenschutz bei Beds24 finden Sie in der Datenschutzerklärung von Beds24 unter https://www.beds24.com/privacypolicy.html .

9. Planungsportal für Feiern (events.pension-volgenandt.de)

Wenn Sie bei uns eine Feier buchen, planen wir sie gemeinsam mit Ihnen in unserem Planungsportal. Verantwortlich für die Daten im Planungsportal sind wir (siehe Abschnitt 2), auch für die Angaben, die die Gastgeber über ihre Gäste eintragen. Dort verarbeiten wir folgende Daten:

Fragen Sie eine Feier über den Preisrechner auf unserer Seite „Feiern im Garten“ an, legen wir Ihre Anfrage mit Name, Kontaktdaten und den Eckdaten der Feier gleich im Planungsportal an. Kommt keine Buchung zustande, löschen wir die Anfrage dort 90 Tage nach dem angefragten Termin.

• Von den Gastgebern: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Nachrichten, Wünsche und Aufgaben zur Feier sowie der Zahlungsstand (Anzahlung und Restbetrag).
• Von den Gästen der Feier: Name, Mailadresse, Zahl der Erwachsenen und Kinder, Alter der Kinder, ob und von wann bis wann sie bei uns übernachten, die ungefähre Ankunftszeit, wo die Kinder schlafen, ob ein Hund mitkommt, Angaben zur Ernährung, zum Beispiel Allergien, und auf Wunsch ein Hinweis zur Mobilität, zum Beispiel „Zimmer im Erdgeschoss“.
• Dateien, die die Gastgeber oder wir zur Feier hochladen, zum Beispiel Tischplan, Menü oder Angebot (PDF und Fotos). Sie können Namen von Gästen enthalten.
• Für die Einladung: Titel, Text und Unterschrift, Bilder, die die Gastgeber oder wir dafür hochladen, zum Beispiel ein Kartenmotiv oder ein Bild für WhatsApp, und die persönliche Zeile, die die Gastgeber für einzelne Gäste schreiben.
• Von den Dienstleistern der Feier: Name, Mailadresse und Telefonnummer der Ansprechperson und die Bestätigung des Auftrags mit Name und Aufbauzeit.

Die Angaben zu den Gästen tragen die Gastgeber oder wir ein; in diesem Fall haben wir sie von den Gastgebern erhalten. Die Gäste können sie auch selbst eintragen, über einen Einladungslink, den die Gastgeber an ihre Gäste schicken. Wer sich darüber anmeldet, gibt seinen Namen, seine Mailadresse und seine Antwort an. Steht die Mailadresse schon auf der Gästeliste der Feier, ordnen wir die Antwort diesem Eintrag zu. Bei gleichem Namen entscheiden die Gastgeber oder wir, ob es dieselbe Person ist. Danach bekommt jeder Gast per Mail einen persönlichen Link. Darüber kann er seine Reiseangaben bis 2 Wochen vor der Feier ändern und seine Antwort bis 6 Monate vor der Feier.

Name und E-Mail-Adresse der Gastgeber brauchen wir für den Vertrag; ohne sie können wir die Feier nicht planen. Für die Anmeldung über den Einladungslink sind die Mailadresse, die Namen der Erwachsenen und das Alter der Kinder nötig. Angaben zur Ernährung und der Hinweis zur Mobilität sind freiwillig.

Wer den Einladungslink hat, sieht ohne Anmeldung Titel, Text, Datum, Uhrzeit und die Bilder der Einladung. Wird der Link in einem Messenger wie WhatsApp geteilt, lädt der Messenger ein Vorschaubild mit Titel, Datum und Unterschrift der Einladung. Haben die Gastgeber dafür kein eigenes Bild hochgeladen, erstellt das Portal es aus diesen Angaben und einem Foto unseres Gartens. Angaben zu Gästen stehen nicht darin. Für das Teilen des Links ist verantwortlich, wer ihn verschickt. Was der Messenger mit dem Vorschaubild macht, richtet sich nach dessen Datenschutzbestimmungen. Wer Bilder hochlädt, darf das nur, wenn er die Rechte daran hat und die abgebildeten Personen einverstanden sind.

Zweck und Rechtsgrundlage

Wir nutzen die Daten, um die Feier, das Essen und die Zimmer zu planen. Für die Gastgeber ist das die Erfüllung des Vertrags, bei einer Anfrage die Vorbereitung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Dazu gehören auch die Texte und Bilder der Einladung. Für die Gäste stützen wir uns auf das berechtigte Interesse der Gastgeber und von uns, die Feier mit den Gästen zu planen, sie dazu per Mail zu erreichen und Essen, Getränke und Betten in der richtigen Menge vorzubereiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Angaben zu den Ansprechpersonen unserer Dienstleister nutzen wir, um Aufträge abzustimmen. Ist die Ansprechperson selbst unser Vertragspartner, ist das Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, bei Mitarbeitenden eines Dienstleisters unser berechtigtes Interesse an der Abstimmung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Angaben zur Ernährung können Gesundheitsdaten sein. Tragen die Gäste ihre Angaben zur Ernährung selbst ein, fragen wir ihre ausdrückliche Einwilligung ab (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Tragen die Gastgeber Angaben zur Ernährung für ihre Gäste ein, sichern sie uns zu, dass die Gäste ausdrücklich eingewilligt haben. Die Gastgeber und wir sehen die Angaben zur Ernährung aller Gäste der Feier. Wir geben die Angaben an den Caterer der Feier weiter, damit er das Essen passend zubereitet. Über seinen Link im Portal sieht der Caterer nur Angaben, die der Gast selbst über seinen Link freigegeben hat, ohne die Namen der Einträge. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per Mail an events@pension-volgenandt.de widerrufen; wir löschen die Angabe dann. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Die Mailadresse der Gäste nutzen wir, um die Anmeldung mit dem persönlichen Link zu bestätigen und um Gäste vor der Feier zu Fragen der Planung zu erreichen, zum Beispiel zur Anreise. Auch die Gastgeber können ihren Gästen über das Portal schreiben. Wir prüfen jede dieser Nachrichten vor dem Versand. Antworten der Gäste gehen an die Gastgeber und an uns. Werbung schicken wir nicht.

Ein Hinweis zur Mobilität ist ebenfalls eine Angabe zur Gesundheit. Gäste geben ihn im Formular nur mit ihrer ausdrücklichen Einwilligung an (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Tragen die Gastgeber ihn für ihre Gäste ein, sichern sie uns zu, dass die Gäste ausdrücklich eingewilligt haben. Den Hinweis sehen nur die Gastgeber und wir. Wir geben ihn nicht weiter, auch nicht an den Caterer oder an Anthropic. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per Mail an events@pension-volgenandt.de widerrufen; wir löschen die Angabe dann. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

E-Mails an events@pension-volgenandt.de

Mails an unser Postfach events@pension-volgenandt.de liest das Planungsportal alle paar Minuten. Es ordnet jede Mail über die Absenderadresse einer Feier zu, als Mail eines Dienstleisters, der Gastgeber, eines Gastes oder einer unbekannten Person. Danach schreibt der KI-Dienst Claude von Anthropic eine kurze Zusammenfassung und einen Entwurf für unsere Antwort. Den Entwurf legt das Portal in unserem Postfach ab. Wir lesen jeden Entwurf, ändern ihn bei Bedarf und schicken die Antwort selbst ab. Nennt ein Dienstleister einen Preis, schreiben die Gastgeber eine Nachricht zur Feier oder fragt jemand eine neue Feier an, macht Claude dazu einen Vorschlag. Er gilt erst, wenn wir ihn übernehmen. Claude verschickt nichts und entscheidet nichts. Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Anthropic erhält dafür den Text der Mail ohne zitierte frühere Mails (höchstens 6.000 Zeichen), lesbare Anhänge (PDF, Bilder, Word, Excel und Text), Name und Rolle des Absenders und Anlass und Datum der Feiern, zu denen die Mail passen kann. Bei Dienstleistern kommt ihr Auftrag mit ihren Preisen dazu, bei Gästen ihr eigener Eintrag in der Gästeliste (Name, Antwort, Zahl der Personen). Angaben zu anderen Gästen, die Angaben zur Ernährung und die Hinweise zur Mobilität aus der Gästeliste sowie die Preise für die Gastgeber schicken wir nicht an Anthropic. Unsere eigenen Kopien und Mails mit Abmeldelink, zum Beispiel Newsletter, gehen nicht an Anthropic. Rechtsgrundlage ist bei Gastgebern und Dienstleistern als unseren Vertragspartnern die Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), sonst unser berechtigtes Interesse, Mails zur Feier schnell und richtig zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Mails können Angaben zur Gesundheit enthalten, zum Beispiel zu einer Allergie oder einem Rollstuhl. Sie gehen mit der Mail an Anthropic. Schreibt ein Gast solche Angaben über sich selbst, tut er das mit seiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO). Schreiben die Gastgeber solche Angaben über ihre Gäste, sichern sie uns zu, dass die Gäste ausdrücklich eingewilligt haben, wie beim Eintrag in die Gästeliste. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per Mail an events@pension-volgenandt.de widerrufen. Die Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt rechtmäßig (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Wer seine Angaben nicht per Mail schicken möchte, trägt sie über seinen persönlichen Einladungslink ein. Von dort gehen sie nie an Anthropic.

Den Text der Mail und die Anhänge speichert das Portal nicht. Es speichert Absender, Betreff, Datum, die Zuordnung zur Feier, die Zusammenfassung ohne Angaben zur Gesundheit und die Namen der Anhänge. Übernehmen wir das Angebot eines Dienstleisters, legt das Portal den Anhang mit dem Angebot bei den Dateien der Feier ab. Übernehmen wir die Anfrage einer unbekannten Person, legen wir sie an wie eine Anfrage über den Preisrechner (siehe oben).

Empfänger

• Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen: Das Portal läuft auf einem Server von Hetzner in Nürnberg (Auftragsverarbeitung).
• IONOS SE, Montabaur: verschickt die Mails des Portals und betreibt unser Postfach events@pension-volgenandt.de (Auftragsverarbeitung).
• Backblaze, Inc., San Mateo, USA: speichert unsere Datensicherung in einem Rechenzentrum in der EU (Auftragsverarbeitung). Wir verschlüsseln sie vorher; den Schlüssel haben nur wir, Backblaze kann die Daten nicht lesen.
• Der Caterer der Feier: bekommt seinen Auftrag per Mail und sieht über einen persönlichen Link Datum, Ablauf, den Anlass der Feier (er kann die Namen der Gastgeber enthalten), die Zahl der zugesagten Erwachsenen und Kinder, das Alter der Kinder und die Angaben zur Ernährung (siehe oben). Die Namen der Gästeeinträge sieht er dort nicht.
• Weitere Dienstleister der Feier, zum Beispiel für Zelt oder Musik: bekommen ihren Auftrag per Mail und sehen über einen persönlichen Link Datum, Ablauf, den Anlass der Feier (er kann die Namen der Gastgeber enthalten) und die Zahl der zugesagten Erwachsenen und Kinder mit dem Alter der Kinder. Die Namen der Gästeeinträge und die Angaben zur Ernährung sehen sie nicht. Die Links der Dienstleister gelten bis 7 Tage nach der Feier. Wir können einen Link auch vorher sperren.
• Anthropic PBC, San Francisco, USA (KI-Dienst Claude, Auftragsverarbeitung): Für Vorschläge zur Zimmerverteilung schicken wir die Namen der Gästeeinträge, die Zahl der Erwachsenen und Kinder und die freien Betten an Anthropic, sowie unsere Hinweise zur Verteilung (zum Beispiel wer zusammen schlafen möchte) und Hinweise zu den Betten. Für Vorschläge zum Zeitplan schicken wir Anlass und Gästezahl. Für Antworten auf Wünsche schicken wir Anlass, Datum und Gästezahl der Feier und den Text des Wunsches. Für diese Vorschläge schicken wir Angaben zur Ernährung, Hinweise zur Mobilität, Mailadressen und Nachrichten der Gäste nicht an Anthropic. Was von Mails an events@pension-volgenandt.de an Anthropic geht, steht oben unter „E-Mails an events@pension-volgenandt.de“. Jeder Vorschlag wird von uns geprüft, bevor er gilt. Eine automatisierte Entscheidung nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse, Zimmer und Ablauf schneller zu planen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Übermittlung in die USA stützen wir auf die EU-Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Eine Kopie der Standardvertragsklauseln erhalten Sie auf Anfrage bei uns. Anthropic verwendet Daten aus der Nutzung über die Programmierschnittstelle nach eigenen Bedingungen nicht zum Training seiner Modelle.

Anmeldung und Cookie

Die Gastgeber melden sich mit einem Code an, den wir per Mail schicken. Nach der Anmeldung setzt das Portal ein technisch notwendiges Cookie, das 90 Tage gilt (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Der Einladungslink für Gäste und der Link für Dienstleister brauchen keine Anmeldung und kein Cookie.

Speicherdauer

90 Tage nach der Feier löschen wir die Gästeliste mit allen Angaben der Gäste, die Zimmerverteilung, Aufgaben und Nachrichten, die Mails an die Gäste, die hochgeladenen Dateien, die Texte und Bilder der Einladung mit den persönlichen Zeilen, die Links der Dienstleister und den Zugang der Gastgeber. Für Rechnung und Steuer bewahren wir Name, Anschrift und E-Mail-Adresse der Gastgeber, die Kosten mit dem Zahlungsstand, die an die Gastgeber verschickten Mails sowie Wünsche und Antworten in einem Archiv auf. Die Mails an die Gastgeber können Namen von Gästen enthalten, zum Beispiel bei einer Erinnerung an offene Antworten. Das Archiv löschen wir am Ende des sechsten Jahres nach dem Jahr der Feier (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3, Abs. 3 AO). Die Angaben des Portals zu Mails an events@pension-volgenandt.de löschen wir 90 Tage nach Eingang, wenn die Mail erledigt ist oder zu keiner Feier gehört, sonst mit der Feier. Die Mails selbst bleiben in unserem Postfach bei IONOS. Datensicherungen werden nach 14 Tagen (auf unserem Server) und nach 30 Tagen (bei Backblaze) überschrieben.

10. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie zum Beispiel Buchungsanfragen oder Kontaktanfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

11. Änderung dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z. B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.